Каталог решений - Учет рабочего времени с минимальной автоматизацией

Учет рабочего времени с минимальной автоматизацией

Если Вы руководитель небольшого ИТ отдела (отдела разработки) и Вы сталкивались со следующими ситуациями:

·       Есть результат, но вы не можете сказать, сколько затрачено ресурсов.

·       Ваши сотрудники перерабатывают – а вы узнаете об этом в конце месяца.

·       Вас ставит в тупик вопрос начальства на что уходят зарплаты ИТ сотрудников.

Если Вы сотрудник ИТ отдела (разработчик в франчайзи или фикси):

·       Вас ставит в тупик просьба начальства отчитаться за работы прошедшего месяца.

·       Вы перерабатываете, но не можете доказать начальству обоснованность работы в нерабочее время.

·       Вам требуется точно спланировать работу – а Вы не знаете, сколько это займет часов.

·       У Вас постоянно не хватает времени на решение задач, Вы нарушаете сроки и остаетесь крайним.

Тогда Вам поможет простая методика учета рабочего времени. Ведение отчетности занимает не больше 15 минут в день для каждого сотрудника — а в результате Вы получаете статистику и логи, которые помогу т разобраться как в том, что было сделано, так и в том, что планируется сделать.

Это не стоит ни копейки денег (если не считать стоимости рабочего времени).

Предыстория:

Примерно в 2003 году, при разработке и внедрении складской системы мне пришлось решать задачи планирования работ по проекту и отслеживания результатов. Я серьезно разобрался с MS Project, включая корпоративное использование и веб-интерфейс, после двух лет использования пришел к следующим выводам:

Вывод первый, положительный: Project удобный инструмент для нормальных проектов, размер которых начинается со среднего. Даже если на предприятии нет практики использования проектного управления, Project поможет быстро посчитать проект, подготовить материалы для презентации и отследить ход выполненных работ.

Вывод второй, негативный: Есть множество задач, для которых использование Project просто неудобно. Начиная с того что его нужно купить, заканчивая тем, что настроить веб-интерфейс и запустить сервер это небыстрая и дорогая задача. Но это технические детали, есть еще нюансы, связанные с методологией. В Project подразумевается, все сделано по уму – набросали график работ и работаем по плану. В жизни часто получается так, что план – это направление движения, а реальная работа зависит от множества факторов.

Обобщив опыт, я пришел к следующему выводу: мне требуются механизмы, которые содержатся в MS Project, но бесплатные, оперативные и универсальные. Поэтому наравне с ведением проектов по полному циклу я начал думать о простых механизмах учета.

Про один из этих механизмов, предназначенный для учета рабочего времени, эта статья. Основная цель ее создания – рассказать о методике учета людям, с которыми мне в будущем придется сотрудничать. С начала 2008 года статистика по проектам, в которых участвую, помогает мне разрабатывать детали, используемые для ведения отчета. Со временем, все эти правила войдут в конфигурацию для платформы 8.2, которая позволит работать с существующими отчетными таблицами и вводить отчеты напрямую в базу. К статье прилагаются пустой шаблон и шаблон, заполненный примерными данными.

Описание процесса:

Собственно, сам процесс я опишу полностью, если Вы будете делать отчет для себя, то уберите лишнее.

1. До обеда первого дня месяца руководитель подготавливает шаблон на будущий месяц, отмечает выходные и праздники, отправляет шаблон сотрудникам.
2. Сотрудник ежедневно за 15 минут до конца рабочего времени разносит отработанные в течение дня часы по проектам и задачам, в комментариях описывает суть проделанной работы.
3. Если были переработки, они отражаются в отдельной строке и помечаются цветом.
4. Отчет отправляется руководителю.
5. Руководитель просматривает отчет, уточняет причину незапланированных доработок, унифицирует задачи и проекты.
6. В первый день месяца руководитель делает сводные отчеты по всем сотрудникам, подготавливает цифры и графики.
7. Обобщенная статистика отправляется руководству, если предполагается обсуждение проделанной работе – то сотрудникам.

 Примеры отчета и шаблон: //sale.itcity.ru/projects/5364/

Комментарии к процессу

1. В поле «Проект» (название исторически сложилось, и, боюсь уже не отражает сути) вносим некоторую аналитику, которая отражает центр ответственности. Это может быть проект или отдел компании, по которому нам интересно знать, сколько времени мы на него тратим. (например: Проект: внедрение УТ(анализ БП) или отдел: Бухгалтерия)
2. В поле «Задача» учитываем тип работ, выполненных для центра ответственности (поддержка пользователей, создание отчетов)
3. Естественно методология меняется в зависимости от стиля работы. Я сидел рядом с программистами и уходил с работы последним, поэтому мне было удобно, получив вечером отчет, просмотреть его, написать комментарии, а уточнения отложить на следующий день. Кому-то будет удобна другая схема, суть одна – требуется постоянно просматривать отчеты программистов, чтобы быть в курсе – занимаются ли они тем, чем должны заниматься.

Весь процесс учета рабочего времени можно разбить на простые правила, я располагаю их ниже, в порядке убывания приоритета:

Правила для ведения отчетности:

— Отчеты заполняются ежедневно в конце дня

Казалось бы, такое простое правило – но у сотрудников найдется миллион оправданий, почему они не сделали отчетность сегодня. Обоснование простое – попробуйте вспомнить, чем занимались вчера.

— Минимальное время в отчете 1 час

Вести отчетность меньше часа не имеет смысла для этой методики. В ряде случаев это правило порождает погрешность, которая, однако, не критична. Если задачи меньше часа, просто объедините их в общую группу. Например, с 9 до 12 Вы отвечали на письма по разным проектам – то эту задачу можно обозначить как «разбор корреспонденции».

Я сознательно пожертвовал высокой точностью замеров времени выполнения задач (которые подразумеваются в большинстве систем учета времени) чтобы разгрузить людей в течение рабочего дня. Если для Вас такой подход не приемлем – можете просто воспринимать данный инструмент как средство коммуникации между руководителем и подчиненным. Руководитель говорит что надо сделать, сотрудник делает и отчитывается.

— Новая работа – новая строка

Каждую новую выполненную работу * (обычно в рамках одного дня), даже когда она относится к одному проекту и задаче, стоит описать уникальным комментарием и начать с новой строки. Это поможет при разборе полетов.

* Под работой я понимаю цельный блок действий, выполненный в течение дня. Например, в понедельник 1 час до обеда и 2 часа после я делал отчет, это будет строка с задачей «Создание отчетов» и комментарием: Делал печатную форму отчета для бухгалтерии, файл otchet.epf.

На следующий день, завершив работу за 1 час надо создать новую строку, с такой же задачей «Создание отчетов», но другим комментарием, например: Отладил и сдал отчет для бухгалтерии, полный путь D:\1C\otchet.epf

— Переработки выделяйте отдельной строкой

Для удобства отражения и сведения статистики переработку нужно выделять отдельной строкой

Правила для сбора отчетности:

— Ведите отчетность сами, наравне с подчиненными

Если Вы сами не будете вести отчетность, то вряд ли сможете добиться этого от своих сотрудников. К тому же, единственный метод научиться на лету рассчитывать трудозатраты в часах – это анализировать собственные трудозатраты.

— Ежедневная проверка и разбор полетов

Если сотрудники, которые ведут отчетность, видят, что ее никто не смотрит – то мотивация теряется. Обратная связь возможна только при постоянном своевременном контроле отчетов. Можно использовать такое правило – после сдачи просматривать все отчеты * , утром проводить совещание и разбор полетов.

* Естественно, детали методики подстраиваются под себя. Если программисты заканчивают работу позже руководителя, тогда надо проверять на следующее утро. Принцип прост – чем дольше затягивать, тем больше снизится точность отчета. Данная методика подразумевает относительно высокий уровень дисциплины и доверия, поэтому ответственность за точность отчетов и их качество полностью лежит на том, кто инициировал ведение учета.

— Ежемесячное сведение месяца

В конце месяца обязательно нужно свести отчеты воедино и нарисовать диаграммы. Если провести презентацию для руководства и проанализировать результаты месяца вместе сотрудниками – то возможности методики будут использованы более полно.

Использование результатов:

Контроль ресурсов

Знание того, чем точно занимается каждый сотрудник, позволяет своевременно изменять задачи в соответствии с приоритетами и балансировать нагрузку внутри команды.

Отчетность перед руководством (заказчиками)

Регулярное создание месячных, квартальных и годовых отчетов позволит в любой момент доказать объективность сроков и потребность в ресурсах в будущем.

Выделение регулярных задач

Анализируя повторяющие задачи можно спрогнозировать, сколько времени уходит на регламентированные задачи и увидеть динамику изменений.

Контроль переработок

Отслеживание переработок позволяет сбалансировать нагрузку на сотрудников, определить степень усталости сотрудника и понять причину, порождающую переработки.

План-факт анализ проектов

Если есть файл MS Project, то можно переносить фактические данные в него.

Побочные эффекты:

Без предварительно подготовки не следует шокировать руководство

Если хорошо собрать отчетность, постараться быть объективным при распределении часов, то может оказаться, что все не так, как хотелось бы. Задача, на которую высшее руководство выделило неделю, может по трудозатратам зашкалить за 100 часов (или, не дай бог, решиться за час). Поэтому следует помнить — если без подготовки показать статистику руководству, есть шанс получить больше проблем, чем преимуществ. Особенно красиво выглядит 96 часов в месяц на поддержку пользователей и три заявки в базе обработанные этим сотрудником. С такими вещами лучше разбираться до демонстрации результатов. Ну и когда человек, который вставал в тупик при фразе «что вы там делали целых три месяца», вдруг начнет отвечать на этот вопрос – может легко навлечь на себя гнев богов. Нужно быть к этому готовым.

Ложь во спасение

Обычно, когда сотрудник ничего толком не делал целый день, ему очень тяжело разнести 8 рабочих часов. Просто нереально трудно. Самый простой выход поставить задачу – «поддержка пользователей». Самый забавный – обида и жалобы на нехватку времени для ведения отчета.

Саботаж

Если Вы решите собрать подобную статистику, наберитесь терпения. Лучше всего, конечно, объяснить, что в первую очередь это будет полезно самим сотрудникам, отпадут многие вопросы, связанные с отчетам по задачами. Ну и будьте готовы к тому, что столкнетесь с сопротивлением на всех этапах. Чем больше скелетов в шкафу, тем больше сопротивление.

Одна большая задача или множество мелких

Есть работы, для которых практически нет смысла вести такую отчетность. Две крайности – разработчик, месяцами работающий только на одном проекте, где все задачи очень крупные (пример придуманный, возможно тоже есть смысл, пусть даже ради переработок) и разработчик который сидит на поддержке пользователей и решает кучу мелких задач. Если за день человек решил десяток задач от различных отделов, то лучше вести статистику по заявкам пользователей. Он просто ежедневно будет ставить 8 часов на поддержку пользователей.

Сложность сведения большого объема данных

Минусы использования электронных таблиц – сотрудник волен трактовать свои текущие задачи как угодно. В поля «Проект» и «Задача» могут быть внесены любые данные, особенно если предварительно не выработать общие правила. Задача руководителя (или самого сотрудника, если анализ ведется для себя) постоянно просматривать весть отчет за месяц в целом и определять, где похожим задачам назначена разная аналитика. Если не подготавливать ежемесячную промежуточную отчетность, тогда свести отчет за квартал станет реальной проблемой.

Известные возражения:

Руководителей:

Зачем мне отчетность по факту без планирования?

Данная методика является упрощением проектного планирования. Целесообразно ее использовать для небольших команд, в отделах, где до этого не было опыта работы по проектным методикам. Также полезно использовать ее для сбора статистики руководителям, которые пришли на руководящие должности и получили в подчинение готовую команду.

Все что я описал, появилось с одной целью – всегда иметь под рукой полевой механизм, который будет работать в любых условиях на любом оборудовании, не отнимать ресурсов ни временных, ни материальных и позволять контролировать трудозатраты.

Я не буду точно знать на какие задачи потрачено сколько времени, в какой половине дня. Отчетность будет выдуманная.

Ежедневные отчеты подразумевают их постоянную проверку. Если Вы участвуете в постановке задачи программисту, то знаете, чем он занимается, и имеете возможность сравнить это с цифрами в отчете. Лично я параллельно веду учет заявок пользователей, где учитывается время начала и завершения. Также я веду учет вех проекта, по которым могу отследить, в каком состоянии сейчас находится проект и его задачи. Это разные области и для того чтобы учитывать их, используя единые первичные данные, – требуется более сложная методика, скорее всего реализуемая с помощью специального программного комплекса. Но ведь к этому можно прийти эволюционно, от меньшего к большему?

На отчетность уйдет много времени

Да, в конце месяца вам придется попотеть, чтобы свести воедино все отчеты. (Следующим шагом я планирую публикацию простенькой конфы на 8.2, которая избавит руководителя от этой головной боли). Да, первое время на разбор полетов будет уходить время, особенно когда Вы разойдетесь с программистом в трактовке задач и их описаний. Но сама отчетность занимает 15 минут в день, а то и меньше. Проверено на себе.

Сотрудники будут прятать безделье

Мы все прекрасно понимаем, что 40 часов в неделю тратятся сотрудником на проект только в том случае, если есть срочная конкретная задача и достаточная мотивация. Обычно минимум 1 час в день мы занимаемся совсем не рабочими делами, особенно если фиксированная зарплата. Я, конечно, не имею в виду параноидальные конторы, в которых есть любители следить за работой с помощью видеокамер, я говорю про обычный, слаженный коллектив, в обычном рабочем режиме.

Выделять или нет из 8 рабочих часов 2 часа болтовни на мисте – это зависит от целей отчетности. Если вдруг вся иерархия руководства понимает, что для эффективной работы лучше порой попинать балду – тогда можно выделять подобные вещи. В большинстве других случаев, в восемь часов, поставленных сегодня по проекту, будет заложено и 2 часа безделья — это нормально. Я считаю, что с подобным нужно бороться административными методами, мотивировать сотрудников, участвовать в процессе работы и прочее.

Я не вижу по отчету полученные результаты, в каком состоянии находится задача и проект

Этот отчет не предназначен для учета задач (заявок) их текущего состояния и общего состояния проекта. Но данные, которые в нем содержатся, можно легко для этих задач приспособить. Например, я отмечаю цветом ячейку, в которой проставлены часы завершающие блок работ. Цвет выбираю какой-нибудь радостный J.

Сотрудников:

Зачем мне все это надо?

Лично для себя (на мой взгляд, имеет смысл вести отчетность просто для себя), можно навскидку назвать такие преимущества: самодисциплина, готовность в любое время представить отчет о выполненной работе, возможность отстаивать компенсации за переработки, основываясь на фактах. Кроме этого статистика позволит объективно планировать время, и аргументировано отвечать на вопросы руководства.

Я легко могу отчитаться в конце недели, зачем отчитываться ежедневно

Это вряд ли. Работа программиста требует концентрации, и, лично я, обычно даже в конце дня из 15 минут на отчетность – 10 трачу на то, что расслабиться и сформулировать, максимально структурировано, что же я сегодня делал. Обычно бью день на 4 части, 9 – 11, 11 – 13, обед, 14 – 16, 16 -18. Так легче вспомнить. Если удается, в обед раскидываю утренние часы. Если не удается вечером заполнить отчет – то на следующий день воспоминания превращаются в пытку. Если же не заполнять отчет неделю, то лучше проставить 8 часов на общую задачу по проекту, или вести очень крупно – только над каким проектом работал – все равно, точно вспомнить не удастся. Не верите? Попробуйте сами.

У меня и так пресс работы, еще и отчетность делать

Делать отчет в Excel по описанной схеме занимает ровно 15 минут в день. Первое время может занимать больше времени, пока создаются текущие проекты и задачи, отлаживается схема комментирования.

Более долгое время занимает сведение отчетности воедино, тут много зависит от того, насколько Вы аккуратно вели учет, правильно подобрали аналитику.

Учет часов нужен для франча, я фикси – и с меня никто не требует такой отчетности

Конечно, чтобы что-то делать, нужна потребность в этом. Можно делать отчеты для себя, чтобы разобраться, на что тратится время и как его можно оптимизировать. Ну и к тому же, никто не отменял профессиональный рост, а привычка вести такую отчетность может сослужить хорошую службу.

Комментарий коллеги:

Текст полностью выглядит «а если, да кабы«. Я вижу человека, который ни разу не слышал от тебя про это. У  него этот текст вызовет недоумение, никаких профессиональных оценок он делать не станет, дабы тебя не обижать.

Еще   раз   о   бесполезном   труде.   Не   вижу  никакого  смысла,  даже экспериментировать в электронной таблице, все надо сразу делать в 1С. Думаю  для  тебя уже нет разницы, на что тратить время — на оформление листа Excel или того же самого в 1С.
У меня есть простое правило – компьютер всего лишь инструмент. Все что он делает, можно сделать и без его использования, просто, скорее всего, это будет дольше.

Я считаю, что прежде чем что-то автоматизировать, надо сначала отладить методологию. В течение года, каждый месяц я сводил часы, разбрасывал затраты по своим планам и постоянно менял что-то в таблице. Например, сначала я вел отчетность по задаче в одной строке с одним комментарием. Стало понятно, что когда я использую отчет как логи работ, я не могу вспомнить, что я делал именно в этот день по задаче. Так появилось правило новая работа – новая строка. Периодически я помечаю что-нибудь цветом или пишу комментарии к ячейкам. Я ценю свое время, и считаю, что целесообразность создания программы появилась только сейчас – однако, вполне возможно, что я не откажусь от электронных таблиц, по крайней мере, импорт-экспорт из них предусмотрен. А насчет профессиональных оценок – я с удовольствием рассмотрю критику, благо все это делается на общественных началах, и я не ставлю целью кому-либо навязать свою точку зрения.