Каталог решений - Пример предпроектного обследования

Результаты

предпроектного обследования

ЗАО «….»

для внедрения корпоративной информационной системы (КИС)

1С: «Институт типовых решений производства» (ИТРП)

2003 г

Содержание

Цель проведения обследования

В процессе предпроектного обследования ЗАО «…» изучаются основные направления производственно-хозяйственной деятельности, организационная структура ЗАО «…». Определяются функции подразделений, существующие информационные взаимосвязи между подразделениями, внутренний и внешний документооборот.

На основе анализа указанной информации определяются требуемые учетные подсистемы (например; складской учет ГП) охватывающие несколько подразделений, каждое из которых заинтересовано в оперативности и актуальности данных. Разрабатываются рекомендации по усовершенствованию документооборота, исключения дублирования информации. При проектировании комплексного решения ИТРП закладываются решения, реализующие принципы однократного ввода.

Изучается текущий уровень автоматизации: определяется перечень разработанных подсистем, состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизацией учетных функций. Разрабатываются предложения по требуемому составу выбранных подсистем КИС (Корпоративная Информационная Система), уточнению перечня задач, подлежащих автоматизации, и расширению состава автоматизированных рабочих мест с целью получения полной оперативной информации по бухгалтерскому, оперативному и управленческому учету производственно-хозяйственной деятельности ЗАО «…», обеспечивающий принятие верного управленческого решения в режиме реального времени.

Определяются используемые программное, информационное обеспечения и обследуется состояние существующего компьютерного парка с целью разработки предложений по использованию новых информационных технологий, предложений по модернизации или расширению компьютерного парка.

Исследуется используемая учетная политика с целью определения специфики бухгалтерского учета для ЗАО «…».

Осуществляется обследование существующих бизнес — процессов и бизнес –

процедур. Производится сравнительный анализ технологий управления предприятием, существующего документооборота с технологиями и документооборотом в рамках системы 1С: ИТРП.

Формируется организационно-функциональная схема автоматизации, и разрабатываются требования к проектируемой КИС 1С: «ИТРП». На основании установленных учетных подсистем и готовности их для автоматизации формируется поэтапный календарный план внедрения КИС 1С ИТРП.

2. Организационная структура ЗАО «…».

Назначение и информационные связи подразделений

Структурная схема ЗАО «…» представлена приложении 1.

Генеральный директор руководит производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью ЗАО «…», неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, финансово-хозяйственные результаты деятельности. Организует работу и взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства, повышение эффективности работы, рост объемов сбыта продукции и на увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции.

Исполнительный директор определяет техническую политику и направления технического развития ЗАО «…», пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства. В соответствии с утвержденными планами руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации предприятия. Организует работу по увеличению ассортимента и улучшению качества продукции, внедрение в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов.

Коммерческий директор осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения материалов, сбыта продукции на рынке. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками материалов и покупателями, готовой продукции, расширению прямых и длительных, хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции, осуществляет внешнеэкономическую деятельность.

Технический директор обеспечивает техническую подготовку производства, эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования. Обеспечивает выполнение работ по теплоснабжению, вентиляции, обслуживанию компрессорных установок, строительства.

Начальник производства осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью ЗАО «…». Руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

Финансовый директор привносит в стратегическую и политическую деятельность финансовые аспекты; ведет работы в области диагностики финансового состояния, экономических тенденций, трактовке законодательных и финансовых аспектов госрегулирования. Финансовый директор отвечает за управление денежными средствами предприятия, обеспечение своевременного выполнения обязательств компанией. Обеспечивает работу анализа планово-экономической деятельности производства и подготовки бухгалтерской, налоговой, управленческой отчетности. Осуществляет контроль за информационно-техническим отделом. Координирует работу с банками и лизинг-компаниями.

Производство состоит из трех цехов: Цех цельномолочной продукции, Цех Сыродельного производства, Цех сушки, Цех мороженого.

Цех мороженого является удаленным цехом (расстояние ~2 км), но является неотъемлемой частью основного производства.

Приемка молока занимается отдел заготовок сырья, руководящий главным приемным пунктом, расположенный на территории комбината и 8 молокоприемников, расположенные в Псковской области.

Лаборатория осуществляет контроль качества принимаемого молока и выпущенной готовой продукции.

Сбыт готовой продукции состоит из подразделений: Отдел сбыта комбината и (структурных подразделений) Торговый Дом «…», Торговый Дом «…», «Торговый от …»

3. Описание функций подразделений и существующего документооборота

•  Бухгалтерия ( Приложение 2 )

•  Планово-экономический отдел ( Приложение 3 )

•  Производство ( Приложение 4 )

•  Отдел сбыта ( Приложение 5 )

•  Отдел снабжения ( Приложение 6 )

•  Отдел логистики (ОПГП-ЦПМ, ОПГП — Цех мороженого) ( Приложение 7 )

4. Принятая учетная политика

Ниже раскрыты ключевые положения учетной политики, определяющей ведение бухгалтерского учета в ЗАО «…».

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

— формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия;

— обеспечение контроля наличия и движения имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

— своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности.

Согласно учетной политике предприятия, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного взаимодействия.

Должен обеспечиваться контроль и отражение на счетах всех хозяйственных операций, представление оперативной и результативной информации в установленные сроки.

Факт свершения хозяйственной операции фиксируется первичными документами, которые и являются основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с последующим заполнением Главной книги

5. Описание текущего уровня автоматизации

Начало работ по автоматизации учетных функций в ЗАО «…» относится к 1993 году. На данный момент функционирует автоматизированная система, построенная как совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых имеет свою четко выраженную функциональную специализацию и обеспечивает решение задач по отдельным участкам учета. При этом автоматизированное рабочее место отдельного участка учета реализовано на одном или нескольких компьютерах, не связанных физически между собой, но работающих на одной информационной базе, которая поддерживается на всех компьютерах данного рабочего места. Обмен информацией между компьютерами автоматизированного рабочего места осуществляется через дискету. Обмен информацией между отдельными АРМами не производится из-за отсутствия единой информационной базы и единой системы классификации и кодирования информации, что значительно снижает оперативность получения обобщающей информации.

5.1. Автоматизированные функции

Краткое описание функций

1. Учет труда и заработной платы – 1 ПК -яз. PROGRESS

Бухгалтерия 1.

2. Учет движения денежных средств по кассе предприятия — 1 ПК – яз. FOXPRO Название программы

Касса.

• — выписка кассовых документов (приходных. и расходных кассовых ордеров)
• — реестр входящих документов
• — отчет кассира
• — картотека отчетов
• — отчетные формы: ж/о 1, ведомость к ж/о 1, аналитика, итоговая справка

3. Учет прохождения денежных средств по банку — 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• — ведение картотеки выписок банка.
• — получение журнала, ведомости и аналитики по всем счетам или по отд. счету, в свернутом или развернутом виде.
• — итоговая справка.
• — справка по организации.
• 4. Расчет с подотчетными лицами – 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• — ввод аванс. отчетов
• — ввод оплаты – прием из АРМ «КАССА»
• — прием выписок из АРМ «БАНК»
• — ведение оборотов и сальдо
• — ж/о 7 (свод. и по аванс. отчетам)
• — итоговая справка
• — книга покупок по отгрузке или по оплате
• — ведомость по НДС
• — аналитика

5. Расчеты за услуги – 1 ПК – яз. FOXPRO

Бухгалтерия 1.

• — формирование счетов
• — ввод оплаты
• — ведение сальдо
• — формирование счет-фактур
• — ж/о 8
• — итог справка
• — книга покупок
• — расшифровка счетов, не вошедших в книгу покупок
• — акты сверки
• — аналитика

6. Формирование и печать платежных документов 1 ЛЮБОЙ ПК -яз. PROGRESS

7. Главная книга, Баланс. 1 ПК – яз. FOXPRO

• Бухгалтерия 1.
• — ввод кредитных оборотов
• — получение дебетовых оборотов
• — формирование и печать главной книги, оборотн. баланса, отчета предприятия БАЛАНС
• — формирование справок по деб. и кред. счетов
• — печать ж\о
• — просмотр обор. баланса
• — корректир. оборотов в прош. периодах

8. АРМ диспетчера экспедиции 4 ПК – яз. FOXPRO

• — формир-е ТТН и сч-фактур на отгрузку продукции
• — формир-е пропуск-сводной накладной для КПП
• — печать удостовер-я кач-ва
• — печать отчетов об отгруж-й продукции за день и за период

9. Учет реализации продукции 1 ПК – яз. FOXPRO

• Бухгалтерия 2.
• — прием информации об отгрузке продукции
• — формир-е и печать счетов на отгруж. продуцию
• — ввод оплаты предъявл-х счетов 9прие из АРМов «КААССА» И «БАНК»
• — контроль оплаты предъявл-х счетов
• — прием зачетов по возвратной таре из АРМ «ТАРА»
• — составление отчетных форм и реестров
• — составление ведомости 16
• — операт-й расчет сальдо по плательщикам
• — книга продаж
• — акты сверки

10. Учет поступления сырья и расчеты с поставщиками сырья 2 ПК – яз. FOXPRO

• 1-й ПК: Приемка сырья.
• — выписка ТТН на прием сырья, на возврат
• — выписка актов при расхождении данных
• — выписка ТТН передачи с пунктов приема
• — получение сводок по сырью
• — получение сведений по качеств. показателям

2-й ПК: Бухгалтерия 2.

• — форм и печать приемных квитанций
• — ввод и контроль оплаты (прием из АРМ «КАССА»)
• — прием зачетов из АРМ «РЕАЛИЗАЦИЯ»
• — книга покупок
• — ж\о 6-з

11. Учет движения материалов и расчеты с поставщиками материалов 2 ПК – яз. FOXPRO

1-й ПК: Бухгалтерия 2.

• — учет наличия и движения по местам хранения
• -ввод прих. документов (за нал расчет, из переработки, внутр. оборот, от поставщ. и др приходы)
• — прием накладных из АРМ «ПОСТАВЩИКИ МАТЕРИАЛОВ»
• — ввод расх. документов (расход в производство)
• — в переработку
• — внутр. оборот
• — списание
• — др. расходы
• — ведение карточки склад. учета
• — ведение картотеки колич-сум. учета
• — составление отчетных регистров:
• — отчет МОЛ
• — оборотная ведомость
• — сальдовая ведомость
• — ведомости прих. и расх.
• — ж\о 10
• — расчет торг наценки
• — проведение инвент-ии
• — составление инвентар. и слич. ведомостей
• — 16-я ведомость
• — книга продаж

2-й ПК: Бухгалтерия 2.

……………… и т.д.

5.2. Используемое программное обеспечение

Программное обеспечение, на базе которого реализованы рабочие места, разработано отделом АСУ ЗАО «…». Программное обеспечение каждого рабочего места представляет собой программный комплекс, разработанный независимо от других и работающий автономно. Программы написаны в системе СУБД PROGRESS и СУБД FOXPRO для работы в операционной среде DOS . Сопровождением программного обеспечения занимается ИТ — отдел.

5.3. Недостатки используемого программного обеспечения:

Системы не имеет целостности и замкнутости. Разрозненность ввода информации влечет за собой дублирование объектов (наименований, объектов), нет контроля уникальности вводимой информации.

Нет, соответствующей текущему времени, оперативности.

Нет анализа хозяйственной деятельности, бухгалтерской и налоговой отчетности, формирование баланса.

Обзор компьютерного парка ЗАО «…»

На данный момент на комбинате установлено 44 компьютера. Из них:

•  1 машин с процессором 286

•  2 машин с процессором 386

•  1 машин с процессором 486

•  1 машин с процессором Celeron 433

•  6 машин с процессором Celeron 466

•  2 машин с процессором Celeron 633

•  2 машин с процессором Celeron 700

•  6 машин с процессором Celeron 1700

•  1 машин с процессором Pentium II

•  3 машин с процессором Pentium III

•  19 машин с процессором Pentium IV

Бухгалтерия

Управление

Отдел сбыта

Планово-экономический отдел

Цех мороженого, ОПГП

ОПГП ( ЦМП )

Итого: 5 компьютеров требуется заменить, 2 – под вопросом.

Количество устаревших мониторов – 5