Каталог решений - Проблемы автоматизации бухгалтерского учета в небольших городах

Теорию и общие рекомендации конечно полезно почитать для общего развития, или для того чтобы ввернуть умную фразу в разговоре, но на практике это ничего не дает. Что касается практических рекомендаций, которые с трудом все же удавалось найти и которые немногочисленны, то если ими и можно воспользоваться то только при стечении ряда обстоятельств. А обстоятельства которые являются необходимыми и достаточными условиями, не так уж и много: 

Платежеспособность клиента — главное условие; 

Прямая заинтересованность руководителя и/или главного бухгалтера; 

И кадры (как говорится: -Кадры решают все). 

Да, может быть для крупных компаний, занимающихся внедрением 1С (или любой другой автоматизированной системы бухучета), эти условия не являются трудно преодолимыми, по крайней мере можно оставить только одно условие… Такое как, уже думаю все догадались, — первое. Да, у компаний-внедренцев есть штат специалистов, которые и обследуют и задачи сами поставят, и настроят и обучат персонал клиента, как говорится только платите бабки. Есть ряд программ, с помощью которых можно управлять и следить за ходом проекта (эти программы я тоже просматривал). 

Но речь сейчас не об этом. И вообще сейчас я хочу отстраниться от всей этой теоретической, а может быть и практической «правильности». Хочу, как говорится спустится на землю, — в бухгалтерию среднестатистической организации. И усложнить это все тем, что эта организация находится в небольшом городке нашей огромной страны в которой таких городков огромное количество. 

Итак, как автоматизировать бухгалтерский учет в небольшой организации? Как продвинуться дальше банальной продажи программного обеспечения? 

Некоторые скажут, что главное — продать, в этом основная проблема. А если уж купили, то и внедрят (не зря же тратились). А не внедрят — то это их проблемы. С этой точкой зрения частично можно согласиться. Но еще раз напомню, речь идет о небольшой фирме небольшого городка. 

Да, если фирма продает от 10 программных продуктов (условно назовем их корОбками)в месяц, то за счет прибыли от продаж (это 20-40%) можно скромно жить. Но в городе где два-три производственных предприятия такие продажи не сделаешь. И основной доход от внедрения и сопровождения. 

На самом деле, как показывает практика, продать — это не самое трудное. Из общего числа проданных коробок — 60% внедряются частично и лишь 30% — полностью. И проблема не в фирме, предлагающей услуги по автоматизации бухгалтерского учета, а в заказчике. 

Причины данной проблемы следующие: 

1 Неплатежеспособность клиента (Купив программу, клиент рассчитывает, что справится дальше сам. Что далеко не всегда получается, а средств на привлечение специалиста со стороны — нет. В результате автоматизации не происходит или автоматизируются только некоторые участки бухучета). 

2 Низкая квалификация персонала бухгалтерии (Весь персонал, в том числе и главный бухгалтер имеют отдаленное представление об автоматизации. С трудом работают с программами предназначенными для сдачи отчетности в ГНИ, ПФР и ФСС (с трудом — это по инструкции записанной в тетрадочке, шаг в сторону — катастрофа). Да, бывают и такие.). 

3 Не желание главного бухгалтера привносить что-то новое. (Главный бухгалтер предпенсионного или пенсионного возраста. Заморачиваться и изучать что-то новое нет никакого желания. Даже если остальной персонал может справится с поставленной задачей, то глядя на главного бухгалтера, не хотят ничего делать и ли делают все «спустя рукава». К тому же участие главного бухгалтера, как не крути, все равно обязательно). 

4 Сильная загруженность персонала бухгалтерии, нехватка персонала (Есть желание все автоматизировать, но в силу того, что приходится выполнять огромный объем текущей работы, вести несколько организаций -не дает возможности уделить достаточного внимания автоматизации бухучета). 

Конечно, на 2-4 пункты, влияет первый, но как говорилось выше, мы отбрасываем возможность клиента решать все проблемы с помощью сторонних специалистов. 

Основные проблемы мы рассмотрели. Теперь попытаемся их преодолеть. Начнем с того, что нужно отбросить, а точнее отложить до лучших времен, «мертвые» организации. Это организации, в которых присутствуют две или более вышеперечисленные проблемы. Пока только радуемся, что удалось хотя бы продать программный продукт и надеемся что в будущем можно будет вернуться к вопросу автоматизации. 

Теперь рассмотрим возможные варианты преодоления каждой проблемы в отдельности. Итак, первая и самая трудная проблема. В данном случае нужно попытаться убедить руководителя в том, что автоматизация, а значит -ваши услуги, сократят затраты его фирмы. Конечно, от уговоров, доводов и доказательств деньги у клиента не появятся. Но, в при грамотном подходе, вы побудите клиента найти дополнительные резервы. Следующий вариант — оценка перспектив развития клиента (здесь конечно нужен большой опыт) и предоставление своих услуг в кредит. Это даст возможность ускорить развитие бизнеса клиента и в дальнейшем заработать на сопровождении. Еще один вариант — предложить заменить одного сотрудника бухгалтерии на вашего (так называемый аутстаффинг) на время автоматизации бухучета. Затраты на данный период не увеличиваются, даже наоборот уменьшаются за счет снижения отчислений в ФСС. А в дальнейшем 

Затраты еще более сокращаются в силу того, что при автоматизированном бухучете можно сократить штат бухгалтерии. 

Вторая рассмотренная проблема не менее сложная чем первая (таковы реалии небольших городков). Но мы договорились, что если присутствует две или более проблем у клиента — то это «мертвый» клиент. Поэтому будем считать, что клиент в состоянии оплачивать ваши услуги (в пределах разумного конечно). В этом случае нужно набраться терпения и под запись в тетрадочку обучить пользователя. Несколько раз показать, проследить как пользователь выполняет показанные действия. И таким образом, медленно, но верно вы достигнете конечной цели. 

При наличии третьей проблемы вам придется взять функции главного бухгалтера на себя (условно конечно). Следить за тем чтобы выполнялись все поручения (ну и конечно выполнять свои прямые обязанности). При этом нужно быть готовым к тому, что персонал будет недружелюбно настроен по отношению к вам (пришел тут какой-то и командует). Здесь нужно уметь общаться с людьми, уметь расположить их к себе, иметь знания в области психологии. Да-да, современный рынок требует и этого. Если организация испытывает проблемы перечисленные в четвертом пункте, то в этом случае от вас требуется максимальная помощь и контроль. Придется взять на себя работу бухгалтера, заносить данные (заполнять справочники, вводить остатки) и постепенно, поэтапно перейти на учет с использованием программного обеспечения. А контроль нужен для того, чтобы персонал придерживался вашего графика, выделял время на поэтапное изучение работы с программой, подготавливал необходимые данные для вас. Иначе вы будете играть с ними в догонялки — они убегают — вы догоняете. 

Вот на мой взгляд, основные способы преодоления проблем автоматизации в небольшом городке.