Каталог решений - Учет отсутствия сотрудников на работе в конфигурации 1С:ЗУП

Для начала, следует оговорить то, какие бывают причины отсутствия работника на рабочем месте. Но, в учёт будут браться те, для которых средний заработок не будет сохраняться.

Неуважительными причинами отсутствия, обычным языком – прогулами (работника нет на месте более четырёх часов, при этом время обеда не берётся в учёт), считаются те, при которых не был предоставлен оправдывающий документ. При прогулах работодатель может уволить сотрудника, основываясь на статье 81 ТК РФ (часть 1 пункт 6 подпункт А).

К уважительным причинам относят следующие:

• Плановая медкомиссия;
• Транспортные происшествия, например: авария, отмена рейса (если была командировка);
• Задержка зарплаты работодателем более пятнадцати дней (должно быть письменное заявление от сотрудника);
• Ситуации, которые являются форс-мажорными случаями (вроде стихийных катастроф, аварий, эпидемий и так далее);
• Выполнение государственных обязательств, которые исполнял работник, например: находился в суде;
• Обстоятельства личного характера, лучший пример – это болезнь или самого работника, или его ребёнка.

Регистрация отсутствия сотрудника в версии 1С: ЗУП

В конфигурации системы 1С ЗУП есть следующие документы по классификации отсутствия сотрудника в ЗУП (без учёта основных, среди которых, отпускные бланки, командировочный документ, подтверждение нерабочих дней по уходу за больным человеком/инвалидом):

—       Документация с описью отсутствия, но с оплатой средней зарплаты – это документ «Отсутствие с сохранением заработной платы»; Документация с описью отсутствия по неизвестным обстоятельствам (они могут быть и известны, но, на данный момент, у работодателя нет уважительного документа с подтверждением обстоятельства).

Также может быть необходимо учесть прошлые неявки на рабочее место, которые уже были подтверждены. Это регламентируется документом «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».

Для начала, нужно произвести проверку настроек системы ЗУП. Кликаем на панель «Настройки» и переходим на пункт «Расчёт зарплаты», где выбираем «Настройка состава начислений и удержаний», где необходимо избрать «Учёт отсутствий», должно быть, как на скриншоте ниже:

Расчет зарплаты

Проставляем «галочки» около тех высказываний, которые нам подходят, в том числе о проведении учётной политики организации в 1С относительно неявок.

Любой из вариантов документов, о которых шла речь выше, можно провести при помощи журнала «Все отсутствия сотрудников», который можно найти внутри панели «Кадры», как показано далее:

Кадры

Пусть причиной отсутствия сотрудника является прохождение медицинской комиссии. В этом случае, заработная плата будет сохранена в обычном размере. Нам нужно обратиться к документу «Отсутствие с сохранением зарплаты»:

Выполнение государственных обязанностей

Тут нужно избрать конкретного работника и его период отсутствия на рабочем месте, как можно увидеть ниже:

Отсутствие с сохранением оплаты (создание)

Кликаем по подходящей вариации начислений и создаём проводку документа, после чего заходим в 1С: ЗУП табель учёта рабочего времени:

Виды использования рабочего времени

В документации по учёту рабочего времени этот факт будет отображён.

Рассмотрим случай, когда работник предупредил о своём отсутствии по причине болезни, но больничный листок ещё нельзя провести, тогда создаём документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», как в примере далее:

Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)

Выбираем работника и длительность неявки, и проводим наш документ. В табельном учёте рабочего времени будет прописано отсутствие сотрудника из-за болезни:

Табель

Если же у нас иная ситуация: сотрудника нет на рабочем месте и неизвестно, есть у него уважительная причина или нет, в таком случае, также оформляется «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), только будут указаны «невыясненные обстоятельства», после чего можно сделать проводку, как на скриншоте ниже:

Отсутствие по невыясненной причине

Если же оправдательных документов так и не появилось, то будет засчитан прогул. Внутри документа «Отсутствие» есть возможность редактирования, воспользуемся ей, кликнув на кнопку «Исправить»:

Исправить

Прописываем причину «Прогул», как можно увидеть ниже, и производим проводку:

Прогул

В 1С: ЗУП табель учёта рабочего времени будет выглядеть так:

Табель

Данный документ, по отсутствию, в конфигурации системы 1С:ЗУП можно оформить и для нескольких работников, если они имеют одинаковую причину отсутствия, это показано на примере ниже:

Отсутствие по невыясненной причине

Проанализировать неявки сотрудников внутри организации можно при помощи отчёта «Отсутствия сотрудников», в нём указаны все периоды и причины неявок, как демонстрируется далее:

Отсутствия сотрудников

В статье была рассмотрена классификация неявок сотрудников на работу по различным причинам и оговорено какие считаются уважительными, а какие нет. Также была предоставлена инструкция по оформлению отсутствия работника на месте в конфигурации программы 1С:Зарплата и управление персоналом.